Fonctionnalité d’archivage sur Melweb

Afin de répondre aux utilisateurs confinés dont les boites aux lettres ne cessent de voir leur quota augmenter, Melweb se dote d’un module d’archive.

Archivage d’une BALI

Chaque utilisateur est responsable de l’archivage de sa propre boite aux lettres individuelle (BALI). Les dossiers générés lors de l’archivage doivent être stockés sur le disque dur, clé USB, disque dur amovible pour permettre à l’agent de retour sur son poste de travail au bureau de réinjecter les messages dans un dossier local déjà existant ou qui sera créé à cet effet.

-Procédure d’archivage d’une BALI :

Depuis l’onglet Courriel de Melweb, sélectionner le dossier à partir duquel l’archivage est demandé (1). Cliquer alors sur l’icone d’archivage (2)

S’ouvre alors une fenêtre dont le fonctionnement est identique à la fonctionnalité « Archibald » sur le courrielleur.

Indiquer le nombre de jours ou la date à partir de laquelle les messages seront archivés.

Un fichier compressé indiquant la date de l’archive et le dossier de la boite est ainsi généré automatiquement en fonction du dossier à archiver.

Ou encore,

Ce fichier est disponible dans le dossier téléchargement du PC.

Enregistrer ce fichier sur un des supports mentionnés ci-dessus.

Les messages archivés, au format eml, dans le dossier compressé (.ZIP) ne sont pas directement supprimés de la boite aux lettres, ils sont déplacés du dossier d’origine vers un dossier nommé « Messages archivés ». Ce dossier est un dossier tampon dans lequel les messages archivés ne doivent rester que temporairement, le temps de vérifier que les fichiers compressés contiennent bien les messages souhaités. A l’issue de cette vérification, ce dossier doit être purgé. Ce dossier n’est pas archivable.

Ce dossier vous permet en cas de mauvaise manipulation de réinjecter tout ou partie des messages dans son dossier d’origine. Attention toutefois, il cumule les messages des différentes archives (dossiers) réalisées.

-Purger le dossier « Messages archivés »

-Clic doit sur le dossier, puis vider

Archivage d’une BAL partagée

Nous conseillons fortement que l’archivage soit réalisé par le même gestionnaire tout au long du confinement pour éviter que les fichiers générés ne se retrouvent à différents endroits, voire divers supports, ce qui rendra l’import un peu plus compliqué par la suite.

-Procédure d’archivage d’une BAL partagée:

La procédure est identique à celle d’une BALI.

Sélectionner le dossier de la boite partagée qu’il faut archiver (1) cliquer sur l’icône d’archivage (2)

Indiquer le nombre de jours

Import des fichiers générés, après le confinement.

Lors de la reprise des activités dans un cadre normal, vous disposerez de plusieurs fichiers compressés en fonction du nombre d’archives que vous aurez réalisées. Chacun pourra alors réinjecter dans le courrielleur (client lourd) les messages archivés.

Il faudra au préalable choisir le bon dossier local ou en créer un :

S’il s’agit d’un nouveau dossier local, il faudra également le créer sur PC ou serveur bureautique (*).

Outils-paramètres des comptes, nouveau dossier local

Donner un nom à ce dossier (1) puis sélectionner le nom du dossier créé précédemment (*) sur PC ou serveur bureautique (2) puis valider.

Organiser ce dossier local en y ajoutant des sous dossiers en fonction des archives.

Il faut obligatoirement ajouter au moins un dossier.

1ère Méthode d’import:

Depuis le fichier compressé, sélectionner les fichiers au format eml, puis via un drag and drop, glisser les dans le dossier de votre choix dans le courrielleur.

2ème Méthode d’import:

(Nécessite l’installation d’un module complémentaire)

Extraire les fichiers eml depuis le fichier compressé vers un dossier temporaire sur le PC

Réinjecter dans chaque sous dossier les messages depuis les archives en utilisant le module complémentaire « Importexporttools »

-Importer un fichier « eml » permet d’importer les fichiers en les sélectionnant.

-Importer tous les fichiers « eml » depuis un dossier permet d’importer en bloc l’ensemble des fichiers contenus dans le dossier.

Installation du module complémentaire

Adresse de téléchargement du module complémentaire :

https://addons.thunderbird.net/fr/thunderbird/addon/importexporttools/

Lorsque le module complémentaire est téléchargé, aller dans le courrielleur, outils, modules complémentaires, extensions.

A partir de cette fenêtre, cliquer sur la roue crantée, puis installer un module depuis un fichier.

Sélectionner le dossier dans lequel le module a été téléchargé.

L’installation du module complémentaire nécessite le redémarrage du courrielleur.

PS : Lors de la campagne de test de ce module, GMCD a réalisé un archivage d’un dossier contenant 34 000 messages avec et sans pièce jointe. La durée de l’archivage est de l’ordre d’une dizaine de minutes.

L’export et l’import se sont correctement déroulés.

Installation Free_eml_viewer

Utilitaire à installer uniquement si vous ne disposer pas sur votre PC d’un courrielleur (client lourd), d’une version opensource de thunderbird

https://www.freeviewer.org/eml/

Depuis le téléchargement dans le navigateur, lancer l’exécutable

Cliquer sur exécuter

Cliquer sur suivant (Next)

Accepter les conditions d’utilisations et cliquer sur suivant (I Accempt the agreement - Next)

Laisser le chemin par défaut et cliquer sur suivant (Next)

A nouveau sur suivant (Next)

Cocher uniquement Icône sur le bureau (Create a desktop icon) puis suivant (Next)

Cliquer sur installer (Install)

Cliquer sur Terminer (Finish)

Ouvrir le fichier .ZIP qui contient les messages archivés

Sélectionner le message que vous souhaitez consulter

Un clic droit sur le message sélectionné puis ouvrir

Si FREE EML file Viewer est reconnu, sélectionner directement l’application, sinon à l’aide de l’ascenseur sélectionner plus d’applications, puis rechercher une autre application sur le PC.

Via l’explorateur, sélectionner c:\windows\programs files(x86)\Free EML File Viewer et enfin l’exécutable EMLViewer.exe

Le message est affiché avec les éventuelles PJ