Courriel 2 - Transcrire ses réunions en visio

Bonjour à toutes et à tous, et bienvenue dans cette première micro-formation proposée par Buzzy.
Ce courriel est le deuxième d'une série de 5 que vous recevrez cette semaine.

Transcrire une réunion en visio

Il existe aujourd'hui de nombreux systèmes de visioconférence qui permettent d'obtenir une transcription. Nous avons choisi de vous présenter un service de la DINUM (Direction Interministérielle du Numérique) qui se trouve dans l'ensemble "La suite"
👉 La transcription automatique génère un compte rendu textuel des échanges audio pendant une réunion.
👉 Elle prend en charge uniquement l’audio des microphones des participants, avec segmentation par intervenant (SPEAKER_00, SPEAKER_01, etc.).
👉 Langues supportées : Français et Anglais
👉 Utilisateurs autorisés : Agents publics authentifiés avec leur email professionnel
👉 Durée maximale : 3 heures par réunion.

ℹ️Points importants
Le consentement des participants doit avoir été collecté avant l’enregistrement (responsabilité de l’organisateur).
Les données audio sont stockées 7 jours maximum après la réunion, puis supprimées définitivement.

ℹ️ Pré-requis pour accéder à la transcription

• Être l’organisateur de la réunion.
• ️Être authentifié dans l’application avec un email professionnel autorisé
• Pour en savoir plus cliquez sur ce lien

🎯 Activité pour aujourd'hui

• transcrire une visio avec un.e ou deux collègues

Étapes

• S'authentifier auprès de https://visio.numerique.gouv.fr

• Démarrer une réunion instantanée

• Partager le lien avec un ou des collègues

Démarrer la transcription

• Cliquez sur “Afficher plus d'option” (au centre).
• Sélectionnez “Transcription”, puis “Démarrer la transcription”.
• Une notification prévient tous les participants que la transcription va démarrer.
• Un témoin visuel “Transcription en cours” s’affiche pour rappeler que l’audio est enregistré à tous les participants.

> L'enregistrement peut mettre quelques secondes à démarrer

Arrêter la transcription

Depuis le menu
👉 Retournez dans “Afficher plus d’options” > “Transcription”
👉 Cliquez sur “Arrêter la transcription”


Vous pouvez quitter la réunion à tout moment : la transcription sera enregistrée automatiquement.

ℹ️ Lorsque tous les participants quittent la réunion, l’enregistrement s’arrête automatiquement et est sauvegardé. La sauvegarde de l’enregistrement audio peut prendre quelques instants ; vous pouvez quitter la réunion sans attendre, le processus se poursuivra automatiquement.

Réception de la transcription

• Quelques minutes après avoir arrêté une transcription, un nouveau document apparait dans le service docs.numerique.gouv.fr. Le document se nomme : Réunion "nom-de-votre-réunion" du "2025-dd-mm à hh:mm"
• • Pour vous notifier qu’un document est prêt, Docs vous envoie un e-mail vous indiquant qu’un nouveau document a été créé pour vous. Le document contiendra ce que chaque participant présent lors de la réunion a dit sous le format suivant :

SPEAKER_00: Bonjour, comment allez-vous ?\
SPEAKER_01: Bien, et vous ?

Le résultat de la transcription

• Vous pouvez modifier la transcription directement dans la page.
• Pensez à la copier-coller dans un de vos logiciels de traitement de texte

Le résultat est plutôt bon. Et de votre côté ?

Informations RGPD

• Le service visio.numerique.gouv.fr est un service souverain proposé par l'Etat français.
• La demande de consentement relève de votre responsabilité
• Les données ne sont conservées que 7 jours